Ensayo:
¿Es el reclutamiento y selección de personal una pesadilla para el
Administrador de Proyectos?
Autora:
Sol de María Jiménez González
Cuando se inicia una carrera universitaria y
posteriormente una profesión en áreas técnicas, donde el estudio y las materias
de los cursos se enfocan en procesos con máquinas y datos, generalmente se
asume que las personas que trabajarán con nosotros van a complementar
idealmente nuestros esfuerzos.
Al comenzar en un trabajo pensamos más en adaptación
y aceptación en el entorno. Si se inicia en un puesto donde tenemos personal a
cargo, se inicia también un proceso de supervisión y control del personal que
existe; posteriormente las distintas experiencias y el tiempo nos enseñan las
habilidades para dirigir equipos de trabajo.
I. ¿Qué sucede cuando se debe contratar a
una persona la cual debe ser dirigida por nosotros mismos?
Normalmente las actividades de reclutamiento
y selección de personal son parte de las funciones diarias del Departamento de
Recursos Humanos en las organizaciones y por ende se asume que la
responsabilidad de seleccionar el mejor recurso recae en éstos, sin embargo se
debe considerar que probablemente la persona que necesita el nuevo colaborador,
tiene una visión más específica de lo que requiere que el mismo encargado de
reclutamiento y es por eso que no podemos ser ajenos a este proceso.
II. Reclutamiento y Selección para los
Administradores de Proyectos
Los Administradores de Proyectos (AP) forman parte
de un grupo seleccionado de personas dentro de una organización los cuales, de
forma inevitable, deben asumir la responsabilidad de administrar personal. Se
menciona la palabra inevitable porque hay quienes no se sienten cómodos con la
idea de dirigir personas o simplemente su experiencia de vida les ha enseñado
que las cosas salen mejor si las hacen ellos mismos; sin embargo en la
administración de proyectos el tener o desarrollar éstas habilidades es parte
fundamental para obtener el éxito.
Algunas habilidades importantes para el AP
son las del liderazgo, empatía, asertividad, comunicación, motivación y la
negociación. Todas estas competencias proporcionan al AP la capacidad de
interactuar de forma positiva con su equipo en un ambiente de trabajo cómodo
para llevar a cabo este “Esfuerzo
temporal emprendido para crear un producto o servicio único”[1] que llamamos Proyecto.
Ahora bien, no se trata sólo de administrar
personal, se trata de formar, trabajar y liderar un equipo; aquí está el truco.
El AP debe formar un equipo y para eso requiere concentrar sus esfuerzos en las
personas, claro está, personas que tienen diversidad de pensamientos, culturas,
sentimientos y necesidades.
Si se tiene la oportunidad de poder
seleccionar y reclutar los miembros de un equipo, una de las técnicas más
efectivas para realizarlo es por medio de la creación del Perfil de
Competencias. Este método parte de la descripción del puesto y otro tipo de
información, donde se establecerán las competencias y niveles requeridos de cada
una.[2]
Crear el perfil por competencias no garantiza
que vayamos a obtener la persona perfecta para el puesto, es por esto que la
información recolectada en el perfil, brinda una herramienta útil para el
proceso de entrevista donde se evalúa el comportamiento de la persona;
asumiendo que cuando se llega al punto de realizar una entrevista, las
destrezas y conocimientos han sido evaluadas y verificadas con anterioridad.
Es importante destacar que para crear un
perfil por competencias, el AP debe estar totalmente involucrado y no delegar
esta función a un departamento de recursos humanos; el AP es la persona que
tiene la visión de la estructura de lo que necesita y debe asegurar que las
personas que contrata tengan las competencias necesarias, no sólo en su
formación académica, sino también en su capacidad de adaptación, trabajo en
equipo y considerar la labor que puedan realizar en el futuro.
Si las personas que formarán parte de un
equipo de trabajo no fueron evaluadas de forma efectiva o el perfil de
competencias no es el indicado, es muy probable que el proyecto se vea afectado
negativamente.
Por ejemplo, si se busca una persona para
realizar labores de empacado donde las actividades que realiza son sencillas de
aprender, no requiere alta formación académica ni experiencia previa y que, de
acuerdo a la información histórica de la empresa, las promociones de puesto
resultan difíciles; sería muy importante evaluar la disponibilidad de tiempo
para que pueda cubrir diferentes turnos, su adaptabilidad para trabajar bajo la
supervisión de diferentes personas, etc., antes de evaluar su condición
académica.
¿Qué sucede si se contrata una persona que
cumple las competencias del perfil pero con un nivel académico medio, que
expresa aspiraciones para continuar sus estudios? Puede ser que llegue a ser un
excelente trabajador, pero posiblemente no lo tengamos por mucho tiempo. Ahora,
si dentro del perfil de competencias se concibe que ésta persona nueva, que
empezaría en el puesto de empacador, tuviera las competencias para ser
entrenado para un puesto de supervisor en la línea de empacado en un futuro y
se requiere que el supervisor conozca en detalle todas las labores que se
realizan, entonces la persona sí puede ser apta y duradera.
III.
Problemas
en los procesos de Reclutamiento y Selección de Personal
Uno de los problemas que surgen en los
procesos de selección es el de contratar personas sobre calificadas para un
puesto, creyendo que van a realizar el trabajo mejor. De hecho, la persona
puede verse desmotivada y frustrada pues sabe que puede hacer más, provocando
que pueda perder el enfoque de sus propias responsabilidades y empezar a asumir
roles que no le corresponden.
Otra dificultad que afronta el AP es la
llamada curva de aprendizaje del nuevo colaborador. ¿Qué pasa si la persona
nueva no se adapta al equipo o presenta un mal desempeño? ¿Se responsabiliza al
AP o al departamento de Recursos Humanos? La paciencia es una virtud. Al igual
que nosotros mismos cuando iniciamos la vida profesional, los nuevos colaboradores
tienen el desafío de tratar de encajar y ser aceptados, están nerviosos y
temerosos de que un error les vaya a costar su puesto, así que ser empáticos,
tolerantes es importante, pero sobre todo ser como maestros para los
estudiantes y enseñar a otros lo que sabemos. Si el perfil por competencias
está bien hecho, solo hay que despertar el potencial de las personas, las cosas
no suceden por sí mismo, hay que hacerlas para que sucedan.
Un error que se presenta comúnmente es la comparación.
¿Porqué una persona puede adaptarse tan rápidamente y otra no? La respuesta es
fácil: ni siquiera los gemelos idénticos tienen la misma personalidad ni
responden igual ante la misma situación. Hay que entender que todos somos
diferentes, tenemos distintas motivaciones, emociones y necesidades.
Si un colaborador se queda horas extras
trabajando, no quiere decir que es más esforzado o que hace mejor su trabajo
que otra persona que no se queda. Inclusive puede significar que la persona
tenga dificultades en la administración de su tiempo y sea más lenta.
IV.
Pesadilla
o desafío
Muchas veces cuando se pierde a un buen
miembro del equipo, se piensa que es una catástrofe y que el desempeño va a ser
peor con otra persona nueva a la que hay que enseñarle todo y se asume que
nunca va a llegar a ser tan buena como la que se fue. Esto pasa porque perdemos
la zona de confort en que nos encontramos.
La selección de personal no es una pesadilla,
es un desafío. En el campo de la administración de proyectos, ésta función de
contratar gente es parte de la responsabilidad y en vez de ser un obstáculo
debe ser interiorizado como una oportunidad de tener la posibilidad de adquirir
las mejores personas para ejecutar los proyectos.
De hecho la adquisición de miembros para el
equipo, permite escoger a las personas que van a complementar y permite al AP
moldear al nuevo colaborador a su gusto. Es más difícil llegar a liderar un
equipo ya formado que crear uno nuevo ya que se puede seleccionar lo que se
necesita.
Probablemente se cometan errores pues no
somos expertos en reclutamiento, pero lo importante es aprender de esos errores
y experiencias previas para obtener los mejores aciertos.
Alles, M. (n.d). Perfil del puesto por competencias. Consultado el 19 de febrero
2013 de: http://www.ucipfg.com/Repositorio/MAP/MAPD-07/UNIDADES-APRENDIZAJE/UNIDAD_2/perfil_de_puestos_por_competencias.pdf
El
Arca de Noé (n.d.)
Consultado el 19 de febrero 2013 de: http://www.ucipfg.com/Repositorio/MAP/MAPD-07/UNIDADES-APRENDIZAJE/UNIDAD_2/El_Arca_de_Noe.pdf
El
Proyecto y Director de Proyectos
(n.d). Consultado del 19 de febrero 2013, Universidad para la Cooperación Internacional,
página web de Recursos Académicos: http://www.ucipfg.com/map/moodle/mod/resource/view.php?id=14859
Hernández, K. (2012). Estrategias para que te contraten y no te
despidan. Selecciones Reader Digest. Consultado el 19 de febrero 2013 de: http://www.ucipfg.com/Repositorio/MAP/MAPD-07/UNIDADES-APRENDIZAJE/UNIDAD_2/El_empleo_es_tuyo.pdf
PMI
(2008). PMBOK Guide: A guide to the Project Management Body of Knowledge (4ta edición). Estados Unidos de
Norteamérica: autor.
