Gestión de las Comunicaciones

Ensayo: Capítulo 10 del PMBOK – Gestión de las Comunicaciones y el Capítulo 10 del libro "Director Profesional de Proyectos" de Pablo Lledó

Realizado por: Sol de María Jiménez González

En el presente documento se realiza un análisis comparativo de los contenidos y abordaje del tema de la Gestión de las Comunicaciones en los proyectos utilizando el capítulo 10 del PMBok y el mismo capítulo del libro Director de Proyectos de Pablo Lledó.

Ambos libros de referencia presentan contenidos similares y congruentes, sin embargo el enfoque de cada autor es distinto en cuanto a formato, formalidad y practicidad desde el punto de vista del Administrador de Proyectos.

Los Directores de Proyectos pasan la mayor parte del tiempo comunicándose con los miembros del equipo y los interesados internos y externos, por eso es tan importante que la comunicación sea eficaz desde comprender los requisitos de los interesados, informes de avances, cambios en el proyecto y resultados finales para cumplir con las expectativas de los interesados dentro de la línea base definida.

La comunicación ha sido identificada como una de las mayores razones del éxito o fracaso de un proyecto, por lo que el director de proyecto debe considerar los estilos de comunicación, relaciones, personalidades, aspectos culturales, y el entorno donde se desarrolla el proyecto. De hecho ambos libros destacan la comunicación como una de las habilidades principales de los directores de proyectos.

El capítulo 10 del PMBok, muestra una guía de desarrollo para la Gestión de los Recursos Humanos, estructurando cada uno de los procesos en Entradas, Técnicas y Herramientas y Salidas, basado en 5 procesos principales: 1) Identificación de interesados, 2) Planificación de las comunicaciones, 3) Distribución de la información, 4) Gestión de las expectativas de los interesados y 5) Informe del desempeño. Pablo Lledó por su parte, distribuye y contextualiza estos mismos procesos dentro de los grupos de Iniciación, Planificación, Ejecución, Control y Cierre.

En el siguiente cuadro se muestran los contenidos generales de cada libro:

Cuadro 1. Comparación de los contenidos generales. Fuente (autora)

Capítulo 10 PMBok	Capítulo 10 Pablo Lledó
·         Identificar los interesados ·         Planificar las comunicaciones ·         Distribuir la información ·         Gestionar las expectativas de los interesados ·         Informar el desempeño	·         Procesos de las comunicaciones ·         Identificar a los interesados ·         Planificar las comunicaciones ·         Modelo básico de las comunicaciones ·         Canales de comunicación ·         Distribuir la información ·         Dimensiones de la comunicación ·         Informes de desempeño ·         Gestionar a los interesados

Dentro del primer proceso, Pablo Lledó destaca que la identificación y gestión de interesados es la clave para un proyecto exitoso. Ambos libros se refieren a que la evaluación y estrategia utilizada para cada interesado debe evaluarse constantemente o durante el ciclo de vida del proyecto. El PMBok, considera como entradas para el proceso, los factores ambientales y activos de la empresa.

Ambos libros también explican los pasos generales a seguir para clasificar a los involucrados y destacan la matriz de poder/interés. Para la matriz de interesados Lledó ejemplifica su aplicación con un ejercicio para definir la estrategia a utilizar según el rol y el impacto que tengan los stakeholders.

En el proceso de Planificar las Comunicaciones, ambos libros se refieren a que dicho proceso responde a las necesidades de información y comunicación entre involucrados. Lledó destaca que la comunicación debe realizarse siempre sobre la marcha del proyecto y el PMBok indica que la planificación está fuertemente vinculada con los factores ambientales de la empresa y lo determina como entrada para el proceso, además de los activos de la organización como por ejemplo las lecciones aprendidas.

Ambos presentan el cálculo de la cantidad de canales de comunicación según la cantidad de involucrados, pero el PMBok incluye una lista de documentos o información adicional que es utilizada como herramienta para determinar los requisitos de la comunicación. Igualmente se menciona en ambos la tecnología de las comunicaciones, en donde Lledó sugiere la EDT como una buena herramienta.

Dentro del tema de Modelo de la Comunicación se explica en los dos textos los componentes del modelo y Lledó expone los bloqueadores de la información como posibles interferencias. Adicionalmente Lledó hace énfasis en la importancia de la comunicación efectiva del emisor y el receptor para codificar y descodificar los mensajes. También se refiere al porcentaje de tiempo que dedica el administrador de proyectos y las habilidades no verbales que debe tener.

El plan de Gestión de las comunicaciones, Lledó lo ejemplifica utilizando una matriz de las comunicaciones donde se resumen los componentes del plan. El PMBok incluye en la salida de este proceso, la actualización de documentos del proyecto.

Para la Distribución de la información, Pablo Lledó menciona que el Administrador de Proyectos debe asegurar que las personas correctas reciban la información apropiada en tiempo y forma. Ambos libros consideran la aplicación de diferentes técnicas pero Lledó destaca un apartado de recomendaciones para reuniones efectivas. Además ejemplifica con ejercicios concretos la identificación y aplicación de métodos recomendados para la distribución de la información.

El PMBok en este punto explica como entrada al proceso los informes del desempeño, sin embargo Lledó prefiere dejar la explicación de este tema dentro del último proceso y destacar los métodos de comunicación y distribución.

En el proceso de Gestión de Expectativas de los interesados ambos libros enfatizan la responsabilidad del administrador de proyectos en dicha gestión. En el libro de Lledó se analiza el tema por medio de ejemplos situacionales, y la importancia de la pro actividad para considerar las necesidades de todos los interesados. El PMBoK incluye los activos de los procesos de la organización además de los considerados en ambos como registro de interesados, plan de comunicaciones  el registro de incidentes y registro de cambios.

Como último proceso se tienen Informar el desempeño del proyecto. Para esta sección, Lledó expone el tema utilizando los mismos contenidos del PMBok ejemplificando varios formatos y métodos para exponer el desempeño y cómo debe interpretarse dichos informes. Ambos enfatizan el concepto de desempeño del proyecto como una comparación con las líneas base (calidad, recursos humanos, costo, tiempo, riesgos y adquisiciones).

Después del análisis comparativo, ambos libros presentan los mismos contenidos, sin embargo el enfoque de Lledó resalta aspectos claves para el administrador de proyectos dentro de la gestión de las comunicaciones explicando de un modo práctico, técnicas y métodos recomendados destacando siempre las habilidades blandas del AP como el ser proactivo. El PMBok por su parte y al ser un guía, se enfoca más en la explicación detallada de conceptos y en las herramientas aplicables.

Llama la atención que Lledó explica en secciones por aparte el modelo, los canales y las dimensiones de la comunicación. En el PMBok se presenta en varias oportunidades, información sobre los factores ambientales de la empresa y los activos de la organización, los cuales pueden interferir directamente con el tipo o estilo de comunicación que se adoptará el administrador de proyectos.

En la siguiente figura se muestra un mapa conceptual con los procesos de la Gestión de las Comunicaciones y los contenidos más importantes enfatizados por Lledó.

Figura 1. Mapa conceptual comparativo. Fuente (autora)

 

Bibliografía

Lledó, Pablo (2011). Director Profesional de Proyectos: Cómo aprobar el PMP sin morir en el intento. Cuarta Edición.

Project Management Institute (2008). PMBOK Guide: A guide to the Project Management Body of Knowledge (4ta edición). Estados Unidos de Norteamérica: autor.